Parto direttamente dal caso concreto di un mio cliente, proprietario di 6 negozi di intimo e abbigliamento in Lombardia, che si è reso conto di quante ore il suo ufficio perdesse a fine mese nel trascrivere i fogli presenza scritti a mano dai dipendenti.
Il motivo per cui mi ha contattato è molto semplice: non perdere più tempo e controllare da remoto, quindi senza dover necessariamente andare in ufficio, 25 persone in 6 negozi in 6 diverse città.
Entrando nello specifico: ogni responsabile deve poter visualizzare e gestire solo le timbrature fatte nel suo negozio e non può avere accesso a quelle fatte in altri. Il titolare e l’ufficio amministrativo devono poter invece supervisionare e gestire tutte le timbrature provenienti dai 6 negozi.
Analisi
Indice
Abbiamo fornito al cliente una consulenza riguardante:
- numero di negozi
- pianificazione dei turni di lavoro
- mobilità del personale da un negozio all’altro
- organizzazione gerarchica del personale
Soluzione
- un’ unità fissa per ognuno dei 6 negozi. Unico requisito: una presa di corrente e copertura dell’operatore TIM o Vodafone.
- un badge per ognuno dei 25 dipendenti
- trasmissione timbrature, tramite scheda SIM fornita da noi, una volta al giorno
- software cloud, accessibile quindi da qualsiasi PC connesso ad Internet
- gestione delle presenze separata per negozio
Situazione attuale
I dipendenti avvicinano il badge all’unità fissa installata in negozio per indicare entrata o uscita, il dispositivo si attiva ogni giorno in orario notturno per trasmettere le timbrature al software.
Ognuno dei 6 responsabili controlla le presenze dei dipendenti del suo negozio e non può in alcun modo avere accesso ai dati di altri. Oltre al semplice controllo si occupa anche dell’inserimento di eventuali giustificativi di assenza (ferie, permessi, malattie, ecc.).
In questo modo il lavoro di gestione presenze è di competenza di ogni responsabile e all’ ufficio amministrativo non resta altro che fare un semplice “ricontrollo” a fine mese e esportare poi le presenze in un foglio Excel che viene poi passato al consulente paghe.
Ti lascio spiegare direttamente da Marco Contri, titolare di Alterego srl come abbiamo sviluppato assieme l’adozione del nostro sistema di rilevazione presenze prima in un punto vendita, poi in 6.
La nostra azienda che si occupa di retail, gestendo una rete di negozi in franchising del gruppo Calzedonia, è cresciuta molto nell’ ultimo biennio, andando ad impiegare circa 30 dipendenti sui punti vendita.
Fino a qualche mese fa la raccolta dei “monte ore” lavorate da ciascun addetta era gestita manualmente a tutti i livelli, determinando un effort lavorativo molto importante in termini di ore e aumentando le casistiche di errori involontari.
Abbiamo, per queste motivazioni, deciso di testare un sistema di rilevazione presenza che fosse il più snello e indiscreto possibile con l’obiettivo di semplificare il lavoro di tutti e, allo stesso tempo, aumentare la precisione e la qualità del risultato.
Dopo 3 mesi di test su un solo punto vendita, in cui abbiamo settato ogni singolo parametro secondo le nostre necessità, abbiamo deciso di implementare il sistema su tutti i punti vendita, armonizzando il processo e le responsabilità al 100%.
Ad oggi la struttura segue un processo per cui le singole addette timbrano nei loro rispettivi punti vendita, le store manager dei singoli punti vendita hanno un profilo dedicato sull’interfaccia Winit tramite il quale possono controllare e modificare tutte le timbrature delle proprie risorse in forza nel punto vendita.
A questo punto la nostra area manager, che ha un profilo in cui vede tutti i punti vendita, verifica il lavoro fatto dalle store manager di ciascun negozio e valuta le modifiche manuali, ferie, permessi e tutte le eventuali “anomalie” che sempre si presentano nel lavoro quotidiano.
Una volta verificate e validate le ore lavorate, vengono prodotti i file utili al nostro ufficio paghe per far elaborare i cedolini in maniera corretta e puntuale.Questo processo ha generato diversi aspetti positivi, tra cui:
- minor impatto di ore dedicate a questa attività
- maggior accuratezza dei risultati
- responsabilizzazione di tutte le persone coinvolte nel processo.
Se, invece, hai dei corner mobili all’interno di centri commerciali dove non c’è la possibilità di lasciare un dispositivo collegato alla presa di corrente c’è comunque la soluzione.
La situazione cambia di poco. Al posto dell’unità fissa collegata alla presa di corrente te ne viene fornita una portatile che funziona a batteria e che ricarichi una volta al mese. Il vantaggio dell’unità portatile è quello di poter essere lasciata ovunque, ad esempio chiusa in un cassetto del corner.
Le timbrature vengono trasmesse allo stesso modo sia dall’unità portatile, sia da quella fissa, quindi, se non hai la presa di corrente nei tuoi negozi o corner, non ti devi preoccupare perchè puoi ottenere lo stesso risultato di Marco, semplicemente utilizzando un altro dispositivo.
Vuoi una consulenza per provare il nostro sistema nei tuoi negozi?
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Spero di risentirti presto
Mattia
