Il problema della rilevazione delle presenze
Una buona parte delle imprese, al giorno d’oggi, vive in una situazione di grande flessibilità del lavoro. Sono ormai finiti i tempi in cui tutti i dipendenti entravano ed uscivano alla stessa ora, in un unico stabilimento. Quasi tutte le attività offrono ai dipendenti la possibilità di un orario flessibile: molte aziende hanno turni, orari, contratti diversi.
Ci sono poi le imprese di somministrazione di servizi, e quelle i cui dipendenti, proprio a causa della natura del lavoro svolto, operano per lo più fuori sede. Pensiamo, per esempio, alle imprese di pulizie, di sorveglianza, o alle imprese edili che operano su più cantieri contemporaneamente. In questa situazione, molti imprenditori colgono le opportunità che l’adattabilità e la flessibilità consentono, ma devono anche fare i conti con i relativi problemi. Uno di essi è la rilevazione precisa delle presenze dei dipendenti, negli orari e nei luoghi stabiliti.
I dispositivi Winit per la rilevazione delle presenze
Winit è stata la prima azienda in Europa ad implementare la tecnologia d’identificazione via RFID per la rilevazione della presenza dei dipendenti. Questi dispositivi utilizzano la tecnologia GPS per la localizzazione e la trasmissione dati GPRS, creando così dei database remoti che possono essere integrati con il software dedicato PowerWeb.
I dispositivi, specialmente quelli portatili, presentano tutta una serie di vantaggi essendo affidabili, accurati, resistenti, facili da usare e molto pratici. Ma la loro utilità per l’azienda non finisce qui.
L’integrazione dei dati nella gestione delle paghe
Anche le imprese medio-piccole, se hanno un certo numero di dipendenti, possono trarre significativo giovamento dallo snellimento delle procedure per la gestione del personale e per la tenuta dei libri paga. Se il punto di partenza, invece che cartellini, schede, registri cartacei e simili, sono i dispositivi RFID ed un flusso elettronico di dati, perché riportare poi questo passo avanti alle soluzioni di una volta?
Il software PowerWeb, che ha memorizzato le ore lavorate da ciascun dipendente, si integra con facilità nelle funzioni di calcolo della paga che ne risulta. I vantaggi sono evidenti: integrazione, sinergia, semplificazione delle procedure. E non è tutto.
Digitalizzazione e smaterializzazione: addio carta!
L’ultima frontiera è la smaterializzazione dell’intera sequenza di procedure. Sono già molti anni che si parla di uffici paperless, senza carta. Ma per molto tempo, in Italia, diversamente da altri paesi, ci sono state barriere insormontabili. Erano le prescrizioni di legge e la burocrazia, che spesso richiedeva il cosiddetto “pezzo di carta”.
Alla fine, però, è stata necessaria una soluzione: si è arrivati così alla digitalizzazione dei documenti. La conservazione in archivio dei documenti non più cartacei ma digitali, nonché le fatture elettroniche sono sviluppi relativamente recenti.
Tra le altre cose, questo comporta, per l’azienda, risparmi a tutti i livelli. Occorre meno carta, ma anche meno toner, cartucce, manutenzione delle stampanti. Meno spazio per gli archivi cartacei. Meno lavoro del personale per la gestione dei documenti stessi. Meno difficoltà nel ripescare in archivio proprio quel preciso cedolino o scheda o busta paga di tre anni fa, perché grazie al computer ci si mette un secondo!
La digitalizzazione dei documenti è più della smaterializzazione
La smaterializzazione significa che un vecchio archivio cartaceo viene trasformato in file informatici, e ci si può liberare dei polverosi faldoni. Ma con Winit, la proposta è ancora più efficace e radicale: la vera digitalizzazione. I documenti in questione, che hanno pieno valore legale, esistono fin dall’inizio come dati elettronici. Una soluzione ideale per gestire l’azienda in modo economico ed efficiente, nel rispetto dei diritti dei dipendenti.
