Nel corso degli ultimi anni, complice la diffusione di nuovi modi di intendere il lavoro, come nel caso dello Smart Working, ha cominciato a sentirsi sempre con maggiore intensità la necessità da parte delle aziende di dotarsi di sistemi di controllo dei dipendenti.
Questi strumenti rappresentano un aiuto fondamentale non soltanto per quanto riguarda l’individuazione della posizione dei lavoratori, ma anche per una serie di vantaggi relativi all’attività. Ne sono un esempio la miglior ripartizione degli orari e delle ferie, la maggior supervisione sui dipendenti in trasferta e la possibilità di alleggerire il carico di lavoro del reparto delle Risorse Umane.
Di riflesso, anche i dipendenti ne possono beneficiare, riuscendo ad esempio a gestire in piena autonomia i differenti orari di lavoro, tenere conto dei permessi e comunicare con maggior efficacia con i propri datori.
Rilevazione presenze: i diritti dei dipendenti
Il Jobs Act del 2015 ha profondamente cambiato il modo in cui avviene la rilevazione delle presenze sul posto di lavoro: oggi infatti i datori di lavoro non hanno più bisogno di permessi amministrativi per conoscere, in determinate condizioni, la posizione dei propri dipendenti. Nonostante ciò le aziende sono tenute a conoscere approfonditamente e rispettare i diritti dei dipendenti, informandoli in maniera adeguata e tenendo conto della loro privacy.
La prima cosa da fare dunque per un’azienda è occuparsi della corretta installazione del sistema di rilevazione, in seguito alla quale è necessario informare i dipendenti sul tipo e la quantità di dati che saranno raccolti, garantendo il loro trattamento nel rispetto della Normativa sulla Privacy vigente.
Per adempiere in modo idoneo a questo processo di informazione del dipendente, l’azienda ha il compito di redigere un codice disciplinare interno contenente tutti i dati necessari ai dipendenti per conoscere e far rispettare i propri diritti in termini di riservatezza.
Controllo dei dipendenti e normativa sulla privacy
Dal canto suo la Normativa sulla Privacy per quanto concerne il controllo delle presenze è molto chiara e di facile comprensione.
Innanzitutto, il provvedimento stabilisce che i dati raccolti siano relativi unicamente alla localizzazione e che possano essere consultati dall’azienda in tempo reale solo qualora si verifichi una situazione di pericolo per il dipendente o in caso di esigenze specifiche.
Il dispositivo di rilevazione poi deve riportare chiaramente l’attivazione e la disattivazione e il dipendente ha il diritto di disattivarlo al di fuori degli orari di lavoro, nonostante ne mantenga il possesso 24h su 24h. Per concludere, è importante sottolineare come la rilevazione non possa essere continuativa e come i dati non possano essere diffusi al di fuori dell’azienda, eccezion fatta per il Garante della Privacy, che può richiedere di consultarli in qualunque momento.
Un innovativo sistema marcatempo
Rispetto al passato, le nuove tecnologie hanno reso più snello e versatile il processo di controllo delle presenze, che oggi infatti può avvenire semplicemente per mezzo di un’applicazione come ClockApp.
ClockApp permette ai dipendenti di registrare con facilità i propri orari di lavoro e comunicare all’azienda la propria posizione grazie alle tecnologie GPS, NFC e QR. L’applicazione può essere usata in combinazione con PowerWeb, un software utile alle Risorse Umane per rendicontare le attività di tutti i dipendenti.
