La raccolta dei dati relativi al controllo presenze è un’operazione fondamentale per le aziende, che prescinde la loro dimensione. Attraverso la rilevazione delle presenze, infatti, le aziende hanno la possibilità di conoscere con esattezza la posizione dei propri dipendenti, sia che essi si trovino in sede che nel caso in cui siano in trasferta lavorativa. Un fattore ancora più importante nella gestione dei dati relativi alle presenze però è il rispetto delle normative che regolano la privacy dei lavoratori: si tratta quindi di conciliare le esigenze dell’azienda, la quale deve accertarsi della presenza del lavoratore in un determinato luogo, con le normative per il trattamento dei dati personali correnti.

GDPR: la tutela della Privacy nel Controllo Dipendenti

A regolare il trattamento dei dati personali dei dipendenti è il GDPR o General Data Protection Regulation entrato in vigore nel 2018, che ha come obiettivo principale la protezione della privacy. Ogni azienda, nel processo di controllo dei lavoratori, ha quindi il dovere di attenersi ad alcune linee guida specifiche:

  • I dati devono essere raccolti esclusivamente al fine di certificare la presenza del dipendente e verificare i suoi orari di lavoro, senza esercitare un controllo sulla sua persona o sui suoi comportamenti;
  • Le informazioni raccolte devono essere conservate con attenzione al fine evitare alterazioni e manipolazioni da parte di terzi;
  • Il dipendente deve avere la possibilità di accedere in qualunque momento ai dati raccolti;
  • l’estrazione dei dati deve risultare semplice e immediata nel caso in cui organi di competenza come l’Ispettorato del Lavoro ne richieda la consultazione;
  • L’azienda ha l’obbligo di accertarsi che la raccolta dei dati avvenga in piena sicurezza e tutela del dipendente.

Rilevazione Presenze con GPS e Diritto all’Oblio

I moderni sistemi di rilevazione presenze utilizzano molteplici tecnologie, tra cui la tecnologia RFID con sistema GPS o le applicazioni dedicate per dispositivi mobili. In particolare la tecnologia GPS utilizza un sistema di posizionamento globale che permette di conoscere con esattezza latitudine e longitudine di persone ed oggetti nel mondo. Proprio il sistema GPS è uno dei più interessati dalla normativa GDPR, motivo per cui la raccolta e la gestione dei dati attraverso questo sistema deve rispettare alti standard di sicurezza. Il dipendente che utilizza la tecnologia di geolocalizzazione GPS è tenuto ad attivarlo solo nel momento in cui inizia la giornata di lavoro e a mantenerlo attivo esclusivamente nelle ore in cui svolge la propria attività lavorativa. Non solo, il dipendente dispone anche del diritto all’oblio, ovvero i suoi dati devono essere cancellati nel momento in cui hanno esaurito la loro utilità per evitarne la diffusione e l’eventuale manipolazione.

Rilevazione Presenze e Privacy secondo la normativa italiana

In realtà il GDPR del 2018 ha semplicemente contribuito alla definizione di una normativa sulla privacy che già era stata abbozzata nel 2015 all’interno del decreto attuativo Jobs Act. Oltre alle linee guida già esposte in precedenza, la normativa sulla rilevazione presenze prevede delle direttive addizionali, come ad esempio:

  • L’azienda può accedere ai dati in tempo reale solo in caso di situazione di pericolo del dipendente o per esigenze particolari;
  • La rilevazione dei dati non può essere continuativa ma dev’essere effettuata ad intervalli;
  • Prima di effettuare la raccolta dei dati il personale dev’essere adeguatamente informato sulle modalità di raccolta e sul funzionamento degli strumenti di rilevazione.

Violazione della Privacy dei dipendenti: Pene e Sanzioni

Ovviamente, nel caso in cui l’azienda non dovesse assolvere tali obblighi previsti dalla normativa, c’è il rischio di incorrere in pene e sanzioni di gravità variabile. In linea di massima un’azienda che non rispetta le linee guida imposte dal GDPR rischia una sanzione fino ad un massimo di 20 milioni di euro oppure fino al 4% del fatturato annuo aziendale. Il rispetto della normativa rappresenta quindi un requisito fondamentale per tutte quelle aziende che vogliono essere in regola, ma soprattutto che desiderano creare un ambiente di lavoro sicuro, onesto e trasparente per i propri dipendenti.

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