Cos’è la tecnologia RFID?
Con il termine RFID (acronimo di Radio Frequency IDentification) viene indicata una tecnologia di riconoscimento automatica ed univoca che, negli ultimi anni, ha trovato ampio utilizzo in diversi campi. A beneficiarne, tra l’altro, sono la logistica, la gestione degli asset e la distribuzione. Ma con l’RFID anche i datori di lavoro hanno a disposizione uno strumento efficace per rilevare le presenze dei dipendenti.
Un sistema RFID si basa sulla emissione di deboli onde radio che rendo possibile la lettura a breve distanza di un codice elettronico univoco contenuto in un TAG (dischetto di plastica) o badge.
Perché serve alle aziende
Sembrano trascorsi decenni ma, fino a poco tempo fa, rilevare le presenze del personale significava, per le aziende, obbligare gli uffici preposti ad un lavoro manuale che, oltre che lungo, era anche fonte di frequenti errori.
La mancanza di un badge portava i lavoratori a dimenticare di indicare entrate e uscite sui supporti cartacei e poteva anche provocare errori umani sia nella trascrizione che nell’elaborazione delle informazioni.
Erano soprattutto le aziende di grandi dimensioni ad avere numerosi problemi con questa metodologia di rilevazione. La tecnologia si è dimostrata un aiuto essenziale, arrivando a fornire prima badge magnetici, poi badge basati sulla tecnologia RFID integrata con procedure informatizzate. Tra le prime realtà europee ad intuire le potenzialità di un sistema RFID nell’ambito della rilevazione delle presenze rientra Winit, specializzatasi nella produzione di dispositivi che integrano localizzazione GPS e trasmissione dati GPRS per fornire strumenti affidabili e, al contempo, estremamente intuitivi.
Vantaggi nell’utilizzo
Questa tecnologia è apprezzata, innanzitutto, per la sua facilità d’uso.
È sufficiente che il lavoratore avvicini il proprio badge al lettore perché i dati vengano registrati, poi trasmessi e acquisiti dal software PowerWEB.
Ulteriori vantaggi nell’utilizzo della tecnologia RFID sono l’affidabilità e la durata nel tempo: mentre in passato gli strumenti che utilizzavano la banda magnetica andavano sostituiti frequentemente a causa dell’usura, i lettori RFID non ne risentono, pertanto risultano decisamente più duraturi.
Normativa che regola la rilevazione presenze
Rilevare le presenze sul luogo di lavoro significa acquisire ed elaborare i dati relativi agli orari d’ingresso e d’uscita del personale. Se il badge rappresenta ormai un elemento fondamentale, è l’archiviazione informatica a garantire la creazione di una banca dati costantemente aggiornata.
La gestione di quest’ultima è regolamentata dalla legge n.675 del 1996, che tutela la privacy dei dipendenti impedendo alle aziende di assumere dati sensibili e informazioni in modo continuativo.
I lavoratori interessati devono essere adeguatamente informati sulla finalità della raccolta delle informazioni, ma anche su altri particolari aspetti.
Il Jobs Act del 2015, ha fatto proprio quanto previsto dall’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori, indicando come il datore di lavoro sia tenuto a garantire un’informazione adeguata sulle modalità d’utilizzo degli strumenti di rilevazione e sulle modalità di controllo. Dal 25 maggio è operativo in Italia un nuovo Regolamento Privacy chiamato GDPR, che ha uniformato la legislazione nel territorio UE. Occorre ricordare come il Garante della Privacy si sia espresso favorevolmente, con provvedimento 357/2016, in merito ai sistemi di rilevazione digitalizzati, ossia sull’impiego dei software di rilevazione.
