Che cos’è la Rilevazione Presenze?

In tutte le imprese è diventato indispensabile effettuare la Rilevazione Presenze per il Controllo Dipendenti.

Winit propone diverse tecnologie per il controllo del personale, ciascuna adatta alle esigenze di specifiche realtà aziendali. Tutte le soluzioni permettono di registrare orari di ingresso e uscita, permessi, ferie e straordinari in maniera semplice, veloce e immediata, anche per quelle aziende nelle quali i dipendenti lavorano fuori sede.

Quali sono i vantaggi della Rilevazione Presenze?

I vantaggi derivanti dall’utilizzo di tecnologie per la Rilevazione Presenze sono molteplici:

• L’ufficio paghe riceve direttamente i dati, così che il lavoro delle Risorse Umane risulti più semplice e snello;
• Il margine di errore è notevolmente ridotto;
• I costi del personale diminuiscono;
• I dipendenti possono registrare i propri orari con un semplice click, anche grazie a dispositivi di uso comune come lo smartphone.

Le soluzioni Winit sono perfette per affrontare le innovazioni del mondo del lavoro come lo Smart Working, che prevede che i dipendenti lavorino anche in ambienti diversi dall’ufficio.

Il software utilizzato da Winit è basato su tecnologie come GPS, RFID e AppMobile: questi programmi sono volti a soddisfare quanto concesso dalla normativa introdotta dal Jobs Act, in merito al Controllo Dipendenti durante le ore di lavoro.

Controllo a distanza dei lavoratori: geolocalizzazione GPS

La tecnologia GPS (Global Positioning System) consente con adeguati e sofisticati ricevitori di stabilire l’esatta posizione sul pianeta di chiunque e qualsiasi cosa, grazie all’utilizzo dei satelliti; il sistema di geolocalizzazione GPS proposto da Winit, insieme alle applicazioni dedicate a smartphone e tablet ed a strumenti marcatempo da consegnare uno per ogni dipendente, permette di monitorare il comportamento di ogni lavoratore.
Tutti i dispositivi mobile hanno infatti integrato un GPS che può essere utilizzato insieme a questi nuovi strumenti marcatempo, i quali consentono diverse attività, come la timbratura del cartellino a distanza, utilissima nei cantieri fuori sede.

Marcatempo e Timbracartellini per la Rilevazione Presenze

I marcatempo MLC112, MLC113 Stagno, MLC102 ed MLC106 permettono di rilevare a distanza le presenze dei dipendenti fuori sede; sono dispositivi piccoli, antiurto, non patiscono la polvere e sopportano temperature anche molto alte; funzionano con tecnologia RFID e con coordinate GPS, con trasmissione in tempo reale o ad orari programmati dei dati registrati dal dispositivo. Ogni modello è più idoneo a determinate attività: il modello MLC106 per esempio, offre la possibilità di registrare fino a 14 mila timbrature, mentre il modello MLC113 Stagno è più adatto al mondo dei rifiuti poiché è in grado di registrare ogni svuotamento leggendo il tag UHF inserito nel cassonetto; ha, inoltre, la caratteristica di essere completamente impermeabile.
Il timbracartellino COM302, invece, è fisso ed è adibito alla lettura dei badge; utilizza la tecnologia RFID.

PowerWeb: software di Rilevazione Presenze

Il sistema si integra con PowerWeb, un applicativo web studiato appositamente per la gestione delle ore lavorate; questo software, oltre a provvedere al controllo delle presenze sul lavoro di ogni dipendente e alla registrazione di tutte le eventuali anomalie, racchiude molte funzionalità in un’unica soluzione:

• adozione della migliore e più recente tecnologia Microsoft;
• fruibilità sia tramite connessione Internet (da PC, Tablet, Smartphone) in hosting su nostri Server sia tramite installazione sul server del cliente;
• possibilità di ogni utente di personalizzare completamente tutte le funzioni;
• possibilità di consentire a terzi (es. dipendenti autorizzati), di consultare le registrazioni eseguite sui loro cantieri.

AppMobile

ClockApp permette di utilizzare lo smartphone come marcatempo, per registrare l’orario di lavoro e le attività del personale fuori sede. L’applicazione consente ai dipendenti di registrare anche l’attività svolta, identificando il luogo di lavoro mediante le coordinate GPS, oppure la lettura di un Tag NFC o di un QR Code.

ClockApp comunica con PowerWeb, inviando le registrazioni di tutte le attività svolte in cantiere; sono così possibili ulteriori scambi di informazioni, come la richiesta di materiale mancante in cantiere. Il sistema consente quindi di snellire e semplificare la Gestione Presenze, permettendo una migliore interazione fra aziende e personale, utile per risolvere velocemente ogni piccolo intoppo che potrebbe rallentare le operazioni.

Inoltre, se i dipendenti si muovono in squadra, non è necessario che ciascuno di essi abbia l’app: è sufficiente che ne sia in possesso il caposquadra.

Il sistema consente inoltre, attraverso PowerWeb, di avere una registrazione completa delle attività svolte giorno per giorno, semplificando così anche la gestione di presenze ed eventuali assenze.

Normativa che regolamenta il controllo dei dipendenti

La Rilevazione Presenze deve rispettare la Normativa sulla Privacy, che con diverse regole ha stabilito i limiti ai quali sia soggetti privati che enti pubblici devono attenersi per non incorrere nel reato di violazione della privacy. Il decreto attuativo Jobs Act dell’11 giugno 2015 ha sancito le modalità con cui un’azienda può sovraintendere il comportamento dei dipendenti. Il provvedimento definisce quanto segue:

• le informazioni che il datore di lavoro riceve devono essere esclusivamente relative ai dati di localizzazione, e l’imprenditore stesso deve garantirlo ad ogni dipendente;
• il dispositivo deve sempre indicare quando la funzione di localizzazione è attivata e quando è disattivata;
• i dati in tempo reale possono essere visualizzati solo in caso di pericolo per il dipendente o di reale necessità finalizzata a particolari esigenze;
• i dati non possono essere divulgati a soggetti estranei alla società;
• i dati di localizzazione devono essere a disposizione del Garante della Privacy, il quale ne può chiedere la consultazione;
• il personale deve essere informato in maniera adeguata sul funzionamento e sulle caratteristiche tecniche dei marcatempo e sul tipo di dati raccolti, oltre che in merito alle disposizioni che consentono la disattivazione del dispositivo durante l’orario di lavoro;
• il marcatempo rimane in dotazione al dipendente 24 ore su 24, e può essere disattivato fuori dall’orario di lavoro, ivi comprese le pause pranzo, i giorni di malattia, i giorni di ferie, i permessi ed altre concessioni previste dalla legge e dall’azienda;
• la rilevazione non può essere continuativa, ma deve avvenire ad intervalli regolari e precedentemente stabiliti.